¿Qué es la accesibilidad de documentos?
La accesibilidad de documentos garantiza que todas las personas – incluidas aquellas con discapacidades – puedan leer, navegar y comprender archivos digitales, como documentos PDF, archivos de Word, hojas de cálculo de Excel o presentaciones de PowerPoint.
Esto implica, entre otros aspectos, la compatibilidad con lectores de pantalla, un orden de lectura correcto, títulos significativos, texto alternativo para las imágenes y estructuras de tabla lógicas.
de documentos
Personas ciegas o con discapacidad visual:
Utilizan tecnologías de asistencia como lectores de pantalla, líneas Braille o software de conversión de texto a voz para comprender y navegar por los documentos.
Personas con discapacidades cognitivas:
Se benefician de una jerarquía clara de títulos y subtítulos, así como de un contenido estructurado que facilita la comprensión de la información.
Personas con baja visión o problemas visuales parciales
Requieren alto contraste, tamaños de fuente ajustables y compatibilidad con pantallas pequeñas.
Personas con discapacidades motoras:
Navegan utilizando el teclado o dispositivos de asistencia en lugar del ratón.
¿Cómo se hace accesible
un documento?
La accesibilidad de documentos combina el uso de software especializado con técnicas manuales – principalmente en Acrobat Pro – para añadir etiquetas, corregir el orden de lectura, proporcionar descripciones de imágenes y ajustar la estructura del documento.
Los pasos clave incluyen:
Ventajas
de la accesibilidad manual
- Control total: Permite una etiquetación precisa y correcciones adaptadas a las necesidades específicas del documento.
- Flexibilidad ante contenido complejo: Puede gestionar tablas elaboradas, enlaces no estándar y gráficos sofisticados.
Desventajas
de la accesibilidad manual
- Requiere conocimientos especializados: Es necesario que el personal domine las normas WCAG, PDF/UA y el uso de Acrobat Pro.
- Proceso lento: Cada documento requiere una edición minuciosa; formar a nuevos empleados implica más tiempo y recursos.
- No siempre es rentable: Procesar grandes volúmenes de documentos PDF de forma manual puede ralentizar los flujos de trabajo.
- Riesgo de inconsistencias: Los procesos manuales pueden generar errores humanos y falta de uniformidad entre los documentos.
Accesibilidad mediante herramientas automatizadas
Adobe Acrobat Pro
Adobe permite el etiquetado y la asignación automáticos de elementos del documento. Sin embargo, esto no garantiza una accesibilidad completa; siguen siendo necesarias correcciones y verificaciones manuales para asegurar un funcionamiento adecuado.
Accessidoc
AccessiDoc es un sistema automatizado que permite a las organizaciones hacer accesibles el 100 % de sus documentos de forma eficiente y fiable. Se encarga de todo el proceso de accesibilidad, incluyendo el etiquetado, el orden de lectura, los textos alternativos y los elementos estructurales.
Principales ventajas
Alta capacidad de procesamiento:
Permite hacer accesibles cientos o miles de archivos PDF en segundos, sin intervención manual.
Accesibilidad garantizada:
Asegura el cumplimiento de las normativas PDF/UA y WCAG.
Ahorro de recursos:
Reduce el tiempo dedicado a la formación y a la corrección manual, disminuyendo los costes generales.
Proceso directo y automatizado:
La accesibilidad se realiza de forma completamente automática, sin interferir en las tareas diarias del personal.
Resumen y recomendación
Para las organizaciones que gestionan grandes volúmenes de archivos PDF, múltiples formatos y procesos documentales continuos, se recomienda utilizar un sistema automatizado como AccessiDoc. Los procesos manuales consumen mucho tiempo, requieren numerosos recursos y son susceptibles de errores e inconsistencias. Las soluciones automatizadas ofrecen mejoras inmediatas, fiables y rentables en materia de accesibilidad.
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